DocumentDB: content management en document beheer

Document Beheer Systemen zijn geschikt voor het efficiënt beheren van content van documenten waarbij gebruik kan worden gemaakt van een database. Het samenstellen van publicaties speelt hierbij een belangrijke rol, waarbij elementen in verschillende publicaties kunnen worden hergebruikt.

Deze documenten kunnen worden gepubliceerd als drukwerk of via internet. Met een Document Beheer Systeem kunnen automatisch publicaties worden samengesteld en opgemaakt waarbij professionele vormgeving wordt gerealiseerd.

DocumentDB is bij uitstek geschikt voor het beheren van content via internet, automatische opmaak en database publishing. De software heeft zijn sterkte al lang bewezen en wordt al bij een groot aantal organisaties gebruikt:

Invoer van elementen en documenten:

DocumentDB is gebaseerd op XML en beschikt over een gebruikersvriendelijke online XML editor. Hierbij is het mogelijk dat meerdere mensen werken aan dezelfde documenten. Voor het schrijven van teksten en het onderhouden van de documenten, is geen kennis van XML nodig.

Documenten kunnen zowel online als offline worden gemaakt en aangepast, door het inchecken en uitchecken van de elementen. Offline kunnen verschillende XML-editors worden gebruikt zoals Adobe FrameMaker, Adobe InDesign, MS Office of XML-Spy.

Samenstellen boeken

Via een boomstructuur kunnen boeken worden opgebouwd uit documenten of elementen. Hergebruik van elementen in diverse publicaties kan eenvoudig worden gerealiseerd, door de elementen te selecteren in een boomstructuur en door boeken en publicaties samen te stellen.

De teksten die in meerdere publicaties worden gebruikt, worden slechts op één plaats onderhouden. Hergebruik van teksten is van belang voor verschillende documenten, enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Cursusboeken die voor verschillende doelgroepen worden gemaakt met tekst wijzigingen of andere plaatjes
• Handleidingen en technische documentatie
• Klant specifieke handleidingen.

Versiebeheer

In DocumentDB is versiebeheer beschikbaar. Verschillende versies van een document kunnen toegankelijk zijn. Tevens is het mogelijk de status van een document bij te houden.

Boeken kunnen volledig automatisch worden samengesteld

Aan de hand van kenmerken die zijn opgeslagen in de database kunnen automatisch boeken worden geproduceerd met documenten die dynamisch zijn opgesteld.

Documenten kunnen in verschillende talen worden onderhouden

Invoer van vertalingen kan online worden gedaan. Koppeling met vertaalgeheugens is eveneens mogelijk.

Personalisatie

Verschillende soorten gebruikers kunnen diverse werkzaamheden uitvoeren. Gebruikers kunnen worden gedefinieerd met rollen en de bijbehorende taken zoals:

• Beheer van het Content Management Systeem
• Schrijven en onderhouden van teksten
• Proofreaden en corrigeren van documenten
• Publiceren van boeken en voorbereiden print of drukwerk.

Documenten worden beveiligd door het beschikbaar maken van elementen voor bepaalde gebruikersgroepen. Hiervoor worden gegevens in de database opgenomen, zoals:

• Autorisatiegroepen, verschillende gebruikersgroepen met toegangsrechten tot bepaalde elementen kunnen worden onderscheiden
• Gebruikersprofielen met toegang tot verschillende functionaliteiten van het systeem.

Enkele eigenschappen van DocumentDB zijn:

• Er wordt gebruik gemaakt van Internet technologie voor het invoeren, onderhouden en distribueren van documenten
• Boeken kunnen worden samengesteld
• Hergebruik van documenten
• Mogelijkheden voor het opzetten van verschillende workflows
• Versiebeheer
• Import van XML, MS Word, InDesign, FrameMaker
• Printing on demand mogelijkheden
• Export naar PDF, XML, InDesign, FrameMaker, XSL-FO support
• Documenten kunnen worden beveiligd tegen niet geautoriseerde gebruikers.
• DocumentDB maakt gebruik van open standaarden zoals XML, Ubuntu en XSL-FO.

Voordelen van DocumentDB zijn:

• Hergebruik van documenten en efficiënt onderhoud
• Functies voor boeksamenstelling en boekproductie
• Documenten worden toegankelijk gemaakt via het Internet
• Automatische opmaak en PDF productie
• Gebruikers kunnen tegelijkertijd werken aan verschillende delen van een document
• Uitgebreide faciliteiten voor proofreading en correcties
• Het systeem is zeer gebruiksvriendelijk
• Er wordt gewerkt met standaarden zoals XML
• Opmaak kan worden gerealiseerd met Adobe software zoals InDesign en FrameMaker
• Verschillende uitvoervormen kunnen worden geproduceerd, bijvoorbeeld voor publicatie op internet en geprinte of gedrukte vorm
• Het systeem is bewezen technologie en wordt al bij een groot aantal organisaties gebruikt
• Specifieke wensen kunnen worden geïmplementeerd.

 

Vraag vrijblijvend informatie aan